Integração com o Exact Online
Uma das implementações da Romass passou por integrar o seu sistema ERP “Exact Online” com o Serviço de Campo da Wello Solutions. Dados, como clientes, pessoas, peças e preços são geridos no Exact. As ordens de trabalho, o planeamento e a execução do serviço de campo são feitos na Wello Solutions. Ao ligar estes dois usando o conetor nativo da Wello Solutions, o processo demorou 2 minutos. Desde a primeira ordem de trabalho até à fatura final, a integração é perfeitamente regulada e automatizada.
“Isto poupa-nos muito trabalho e coloca-nos na posição de oferecer um serviço melhor e mais transparente aos nossos clientes,” diz Maikel. Os técnicos da Romass agora registam tudo na aplicação da Wello Solutions. Assim que o cliente assina no tablet do técnico, os detalhes são imediatamente enviados para o Exact prontos para a faturação. “Todos estão felizes e isso poupou uma quantidade enorme de tempo,” diz Brouwer.
Falta uma peça de reposição? Sem problema!
Por vezes, os técnicos estão no local quando percebem que uma instalação ou reparação não pode ser realizada sem peças adicionais que não têm à mão. Até agora, o procedimento administrativo envolvia chamadas telefónicas, e-mails e uma grande quantidade de papelada entre o técnico, o cliente e, finalmente, os funcionários do escritório que contactavam o fornecedor.
Atrasos desnecessários, encomendas incorretas e detalhes importantes que eram esquecidos na hora da faturação faziam parte do processo. Mas, tudo mudou. Através da aplicação da Wello Solutions, agora os técnicos podem fazer encomendas diretas que estão ligadas às suas tarefas e clientes. Todos os detalhes são fornecidos com precisão e estão imediatamente disponíveis para a contabilidade e o serviço interno.
Comunicação como forma de fortalecer a confiança
A Wello Solutions também nos permite comunicar automaticamente com os nossos clientes praticamente em tempo real.” Com base em desencadeadores de serviço específicos, os clientes recebem confirmação automática de atividades, compromissos ou relatórios de serviço aprovados na sua caixa de correio. “Pode parecer um detalhe menor, mas numa relação com o cliente, isto gera confiança”, explica Brouwer.
Desde o kick-off até à primeira fatura em apenas duas semanas.
Quando a ROMASS aderiu à Wello Solutions, também se inscreveu em algumas sessões de formação. Após uma sessão inicial em que a equipa esteve envolvida na configuração da aplicação de acordo com as necessidades da ROMASS, a prática começou.
“Encaramos isto com naturalidade – a aplicação é extremamente fácil de usar. No entanto, como se tratava de uma nova forma de trabalhar para muitos dos nossos técnicos, achei importante que houvesse formação na segunda etapa. Os técnicos agora gostam de trabalhar com a aplicação nos seus tablets. Com a formação e a ligação ao helpdesk da Wello Solutions, eles conseguiram começar rapidamente a usar a aplicação. Estava tudo operacional em apenas duas semanas, incluindo a formação. Simplesmente incrível para uma aplicação que teve tanto impacto nas nossas atividades.”
